Digitalisierung in der Arztpraxis

Wer heute eine Arztpraxis gründet, steht vor einer grundlegenden Entscheidung. Übernimmt man eine bestehende Praxis mit gewachsenen Strukturen, oder beginnt man von Grund auf neu und gestaltet Prozesse, Infrastruktur und Teamzusammensetzung von Anfang an nach den eigenen Vorstellungen. Dr. Daniela und Dr. Sebastian Zwinge haben sich 2022 für den zweiten Weg entschieden und südlich von München eine eigene Zahnarztpraxis gegründet. Im Gespräch mit Martin Schmiedel blicken sie zurück auf diese Entscheidung und schildern, wie sie digitale Prozesse von der ersten Planung an mitgedacht haben.

Im Mittelpunkt des Austauschs steht dabei nicht die Digitalisierung als Selbstzweck, sondern ihr konkreter Nutzen im Praxisalltag. Von der digitalen Infrastruktur über die Auswahl und Einarbeitung des Teams bis hin zur Patientenkommunikation und dem Einsatz künstlicher Intelligenz in administrativen Prozessen geben Daniela und Sebastian Zwinge einen offenen Einblick in ihre Erfahrungen, ihre Beweggründe und auch in die Grenzen, die sie in ihrer täglichen Arbeit erkennen.

Bevor Dr. Daniela Zwinge und Dr. Sebastian Zwinge ihre eigene Praxis gründeten, waren beide angestellt tätig. Irgendwann stellte sich die Frage nach dem nächsten Schritt. Das Ehepaar entschied sich, gemeinsam den Weg in die Selbstständigkeit zu gehen.

Zunächst schauten sich die beiden verschiedene Praxen zur Übernahme an. Dabei zeigte sich schnell ein Problem. Viele Praxen waren kaum digitalisiert. Auch bei Hygiene und Personal gab es deutliche Lücken. Diese Erfahrung gab den Ausschlag für eine eigene Neugründung, mit einem modernen und hochwertigen Behandlungskonzept, ohne Einschränkung durch bestehende Strukturen.

Die Neugründung brachte einen entscheidenden Vorteil. Digitale Infrastruktur konnte von Anfang an mitgeplant werden. Sebastian Zwinge hatte während seines Studiums als Netzwerktechniker gearbeitet und wusste genau, worauf es ankommt. In jedem Raum ließ er ausreichend Netzwerkkabel mit Reserve verlegen. Sein Grundsatz dabei: Wenn der Elektriker zwei Kabel plant, sollte man mindestens vier verlegen. Auch beim Server entschied sich das Paar bewusst für eine größere Lösung, als vom Dentaldepot empfohlen. Eine unabhängige IT-Firma sollte zudem sicherstellen, dass digitale Prozesse flexibel mitgestaltet werden können.

Mittlerweile beschäftigen Daniela und Sebastian Zwinge elf Mitarbeitende. Anders als bei einer Übernahme musste das gesamte Team neu aufgebaut werden. Neue Mitarbeitende zeigen sich bei der Vorstellung der Praxis oft beeindruckt, aber auch etwas eingeschüchtert von den vielen digitalen Prozessen, von der papierlosen Akte bis zum digitalen Röntgen.

Deshalb legt das Praxisteam großen Wert auf die richtige Personalauswahl. Ein durchdachtes Onboarding mit ausreichend Zeit für die neue Software zahlt sich dabei schnell aus, denn die spätere Zeitersparnis und die Freude an schnell erledigten Aufgaben wiegen den anfänglichen Lernaufwand auf.

Ein wesentlicher Faktor ist die Vermeidung doppelter Arbeit. Informationen laufen heute direkt digital durch die Prozesskette, etwa bei der verpflichtenden digitalen Übermittlung an Krankenkassen. Zum Vergleich erinnert sich Daniela Zwinge an frühere Zeiten mit Karteikarten, als während eines Telefonats erst die passenden Unterlagen gesucht werden mussten. Eine genaue Prozentzahl für die Zeitersparnis lässt sich laut den Zwinges nur schwer beziffern, dennoch schätzen sie den Effekt als deutlich ein, im mittleren bis höheren zweistelligen Bereich.

Für die Zwinges ist diese Zeitersparnis eng mit dem Fachkräftemangel im medizinischen Sektor verknüpft. Ihr Ziel ist es, die vorhandene Mitarbeiterzahl möglichst für wertschöpfende, patientennahe Tätigkeiten zu nutzen und repetitive Aufgaben so gering wie möglich zu halten. Digitale Prozesse entlasten dabei auch das bestehende Team an Stellen, an denen kurzfristig kein zusätzliches Personal zu finden ist.

Bei der Neugründung entschieden sich Daniela und Sebastian Zwinge für eine cloudbasierte Praxisverwaltungssoftware, die unter anderem Online-Terminbuchung, digitale Anamnese und Patientenaufklärung ermöglicht. Vor Ort füllen Patientinnen und Patienten die Anamnese über ein iPad aus, alternativ lässt sich der Fragebogen verschlüsselt von zu Hause aus bearbeiten. Über dieselbe Software laufen zudem Dokumentation, Kommunikation mit Krankenkassen sowie die verpflichtende Chargenverwaltung von Instrumenten.

Beim Datenschutz verweisen die Zwinges auf einen Serverstandort in Deutschland, redundante Sicherung in unabhängigen Rechenzentren sowie eine zusätzliche tägliche Sicherung über eigene Netzwerkspeicher in der Praxis und zu Hause. Auf der Hardwareseite ersetzt ein Intraoralscanner die klassische Abformung, ein Verfahren, das Patientinnen und Patienten deutlich angenehmer empfinden und das sie direkt auf einem Bildschirm mitverfolgen können. Auf Basis der Scandaten lassen sich Zahnersatzteile digital konstruieren und mit einer Fräse in der Praxis herstellen, ergänzt durch einen 3D-Drucker für Modelle und Bohrschablonen sowie dreidimensionales Röntgen für eine präzisere Behandlungsplanung.

Mit wachsender Erfahrung in der Selbstständigkeit begann Sebastian Zwinge, mit dem KI-Modell Claude von Anthropic eigene Lösungen zur Prozessoptimierung zu entwickeln, darunter eine Planungssoftware für Behandlungsschritte, ein Recall-System, eine Karriereseite für das Personalmanagement sowie eine Automatisierung für Buchhaltungsbelege gemeinsam mit dem Steuerberater.

Auch bei der Dokumentation im Behandlungszimmer kommt ein KI-basiertes Sprachmodul zum Einsatz, das über eine Schnittstelle direkt in die Praxissoftware einfließt. Da das System aber nicht sieht, auf welchen Zahn gedeutet wird, müssen Zahnnummern explizit ausgesprochen werden, und das Team wurde geschult, Ergebnisse nicht ungeprüft zu übernehmen. Datenschutz wird zusätzlich durch die lokale Verarbeitung ausschließlich anonymisierter Zahnnummern statt Patientennamen sichergestellt. Bei der Patientenkommunikation setzen die Zwinges bewusst auf persönlichen Kontakt, Chatbots kommen nur für organisatorische Standardfragen zum Einsatz.

Mit Blick auf die kommenden Jahre erwarten die Zwinges weitere Fortschritte beim materialsparenderen 3D-Druck und bei der KI-gestützten Röntgenbefundung. Die größte Herausforderung sieht Sebastian Zwinge jedoch im regulatorischen Bereich.

Gerade im Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten sei verlorenes Vertrauen kaum wiederherzustellen.

Digitalisierung beginnt nicht mit der Technik, sondern mit der Entscheidung, Prozesse von Anfang an neu zu denken. Wer den eigenen digitalen Wandel angehen möchte, findet auf dem Gesundheit Digital Forum weitere Impulse und Erfahrungsberichte aus dem Gesundheitswesen.

Hinweis: Für die Erstellung dieses Beitrags wurden KI-Tools eingesetzt.